Assistant de direction finances F/H

Rattaché au Directeur des Finances et en position centrale dans l'organisation, vous êtes garant de la bonne circulation et conservation de l'information au sein de la Direction des Finances mutualisée entre la Ville et l'Agglomération.
Intégré au réseau des référents administratifs du pôle Mutualisation et Soutien au Fonctionnement des Services, vous pouvez vous appuyer sur des méthodes et outils partagés.
Secrétariat de direction :
L'assistant assure l'accueil physique et téléphonique de la direction et le traitement de premier niveau des relances fournisseurs. Il garantit la continuité de cette mission et s'efforce de renvoyer une image positive et réactive auprès des usagers.
Il traite le courrier entrant et sortant à l'aide du logiciel Maarch dont il est le référent pour la Direction.
Il gère les agendas, les prises de rendez-vous et organise les réunions. Il construit et communique les plannings synthétiques des congés des agents de la Direction.
Il prépare les dossiers (numérique et papier) des auditions budgétaires pour les participants.
Il est le référent pour les commandes de fournitures de la Direction.
Archivage de direction :
Il est le référent archivage de la Direction.
Il prépare les bordereaux de versement et d'élimination des archives.
Préparation des actes administratifs « finances » Ville/Agglopolys :
Il formalise les projets de délibérations, arrêtés et décisions à l'aide du logiciel des assemblées SESIN -Pos - Actes dont il est le référent pour la Direction.
Il diffuse les actes exécutoires au Service de Gestion Comptable de Romorantin-Lanthenay.
Suivi administratif des dossiers de régies :
L'assistant tient les tableaux de suivi des régies et régisseurs.
Il formalise les différents actes (création, modification, abrogation, nomination) en lien avec le comptable public et procède à leur diffusion.