Assistant en charge de l'administration générale H/F

ACTIVITES PRINCIPALES :
Organisation et gestion des assemblées délibérantes :
- Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle : tableaux de bord, planning, notes de service, logigrammes -
- Répartir et planifier les activités en fonction des échéances,
- Impulser des dispositifs de veille et de suivi des actes,
- Organisation des instances : planning annuel des différentes instances, retroplanning de production des délibérations:
- Préparation et organisation des réunions des instances (bureaux et conseils) : réservation et mise en place des salles.
- Préparation des dossiers (bureaux et conseils) : mise en forme des délibérations, rédaction des convocations et dossiers avec annexes à transmettre dans le respect des délais de transmission.
- Prise de notes lors des séances de bureaux et conseils et éventuelle rédaction de procès-verbal.
- Gestion et suivi des listes des élus (mails, adresses, téléphones) sur tous les supports nécessaires (excel, outlook, dematis).
- Préparation, suivi et supervision de l’exécution des décisions du conseil communautaire sur le plan administratif,
- Rédaction de délibérations en matière d’administration générale,
- Préparation et rédaction des documents administratifs et techniques (conventions, décisions, arrêtés), mise en place d’outils de suivi, accompagnement des services,
- Organisation des élections (conseil communautaire, instances diverses),

Autres :
- Gestion des assurances : relations avec les organismes assureurs, déclarations de sinistres, suivi des dossiers de sinistre,
- Gestion des archives,
- Rédaction de notes,
- Mise en place de tableaux de bord de suivi de l’activité du service,
- Veille,
- Contribuer au développement de la culture territoriale des agents de l’EPCI