Assistant administratif et comptable des équipements économiques -H/F

Placé(e) sous la responsabilité du responsable des équipements économiques, l’assistant(e) administratif et comptable est le 1er interlocuteur administratif des entreprises hébergées.
Il/elle Assure la gestion financière, administrative et juridique des équipements économiques, il/elle est garant de sa conformité.
Il/elle Contribue aux missions des agents d'accueil, en cas de besoin ou de congés et Contribue également aux actions et événements portés par les responsables et chargés de mission de l'ensemble du service.
Enfin, il/elle assiste le responsable des équipements économiques.

Garantir la bonne tenue de la gestion financière, administrative et juridique :
- Gérer la facturation, les relances et les encaissements (régie de recettes),
- Gérer les tableaux de bord des équipements (comptabilité interne, base de données, guide des procédures internes),
- Transmettre les bons de commandes,
- Gérer les dossiers administratifs et juridiques (convention, état des lieux, justificatifs)
- Participer à la mise place des nouveaux outils,
- Respecter la procédure d'archivage,
Contribuer à la bonne tenue des services mutualisés :
- Centraliser toutes les sollicitations des entreprises, et les coordonner,
- Assurer et gérer les différents services mutualisés,
- Contribuer à la gestion technique des équipements, en lien avec l’agent d'entretien général ainsi que celui de l'accueil des équipements économiques, contribuer à la gestion budgétaire du service, suivre l’état de consommation de chaque poste,
- Travailler en étroite collaboration avec la deuxième assistante et assurer son remplacement en cas d’absence ou de congés.
Assister les responsables et les chargés de mission dans la mise en œuvre de leurs actions de prospection, d’accompagnement et d’animation :
- 1ère information des contacts entrants,
- Contribuer à la communication interne et externe,
- Contribuer à l'organisation et au bon déroulement des animations, événements


Spécificités du poste :
Notions comptables : Connaissance des logiciels BC Gestion et Ciril seront fortement appréciés,
Horaires imposés d'ouverture au public
Déplacements ponctuels au sein des 5 équipements économiques, avec véhicule de pool