REFERENT EXPOSITIONS ET MANIFESTATIONS CULTURELLES H/F

PRÉSENTATION :

Au sein du Pôle Culture & Patrimoine de la Ville, le service culturel participe au rayonnement et au dynamisme de la Ville par la mise en œuvre des actions suivantes :
– Programmation et mise en œuvre administrative, logistique et technique des spectacles de la saison culturelle - Les Scènes Sablaises - et de la saison estivale - Les Concerts de l’été -, soit environ 60 spectacles annuels
– Coordination des expositions de particuliers, d’associations, ou de la Ville dans ses espaces dédiés, à raison d’une soixantaine par an
– Pilotage ou accompagnement des manifestations portées par la Ville ou par des associations dans le domaine culturel
– Accompagnement en régie des associations dans la mise en œuvre de leurs manifestations culturelles dans les salles et espaces de spectacles (120 par an), et des résidences artistiques accueillies par la Ville

MISSIONS :

Au sein du service culturel l’agent en charge de l’organisation des expositions et des manifestations culturelles réalise les missions suivantes, sous l’égide de la responsable des projets événementiels :

Expositions :
- Préparer et organiser les expositions dans les sites dédiés ou en extérieur, qu’elles soient organisées par la Ville, par des associations ou par des particuliers
- Pour les associations et les particuliers : traiter la demande de sa réception à la réponse finale - réceptionner les candidatures, demander des pièces justificatives, étudier les possibilités au planning, réaliser le dossier pour la Commission Culture, échanger avec les demandeurs, accompagner dans l’organisation des expositions (conventions, état des lieux d’entrée et de sortie, moyens matériels, configuration de salle, vernissage)
- Pour la Ville : évaluer les besoins pour la mise en œuvre du projet, élaborer des plans, solliciter les différents services supports, rédiger des conventions, échanger avec l’artiste, mettre en œuvre l’exposition aux plans logistique, communicationnel, matériel, de la commande à l’issue de celle-ci
- Elaborer et suivre des tableaux de bord : suivi de l’ensemble des demandes reçues et plannings d’occupation en particulier
- Réaliser des bilans intermédiaires et annuels d’activités (quantitatif en termes de nombre d’expositions réalisées et de fréquentation, qualitatif dans le déroulement général et les points d’améliorations envisageables)
- Être force de proposition dans l’amélioration des procédures de traitement des demandes
- Être présente lors des vernissages
- Suivre l’entretien des salles : faire remonter les besoins matériels ou de travaux dans les espaces d’exposition, commandes de matériel le cas échéant

Manifestations associatives et municipales :
- Organiser les manifestations de la Ville et accompagner les manifestations des associations dans le domaine culturel : instruction des demandes, évaluation des besoins, sollicitation des services supports, être l’interlocuteur principal de l’association, présence le jour J le cas échéant, réalisation de bilans des opérations menées
- Participer à la logistique et à l’organisation des spectacles et événements du service (ex : saison culturelle, concerts sablais, fête de la musique)

Accueil du service
- En l’absence de l’assistante de direction :
o Accueil téléphonique des usagers
o Gestion et suivi de la boîte mail du service et du logiciel courrier
o Gestion et suivi des demandes auprès du service sur la plateforme de gestion des relations à l’usager
o Gestion de l’agenda de l’élu