UN ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Contexte :

Au sein du pôle développement territorial, vous êtes chargé(e) du secrétariat pour l’ensemble des directions qui interviennent dans le secteur de l’aménagement urbain, du transport, du logement, du développement économique, de la politique de la ville et du renouvellement urbain. Vous assurez l’interface auprès des divers interlocuteurs internes et externes à la direction.

Dans ce cadre, vous aurez pour mission de :
- Réceptionner, filtrer, transmettre les messages téléphoniques et les courriers, en identifiant le caractère d’urgence,
- Gérer intégralement l’agenda des deux directeurs : organiser et planifier les réunions et les évènements ponctuels en fonction des priorités et des échéances,
- Coordonner les informations internes et externes au quotidien,
- Organiser les grandes réunions et les évènements importants liées à l’ensemble des directions du Pôle,
- Participer à la réalisation du suivi de l’activité par des supports de communication interne (rédaction des rapports, création d’indicateurs de suivi et d’une base de données, mise en place des statistiques et des outils d’évaluation, suivi des subventions-),
- Gérer les supports mis en place afin de faciliter l’organisation de la direction (rétroplannings/gestion des congés/organisation du serveur-)
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (courriers, rapports, notes à la signature de Monsieur le Président et des élus),
- Organiser le classement et l’archivage de tous types de documents, anticiper les commandes de fournitures