Assistant administratif H/F

La Ville d'Annemasse recrute pour le Secrétariat de la Direction Générale des Services :

un.e assistant.e administratif.ve expérimenté.e (h/f)
Au cœur de l’action des services, le Secrétariat de la Direction Générale occupe une place stratégique au sein de la collectivité. Il contribue au bon fonctionnement des diverses instances, facilite et accompagne le travail administratif des services. Il contribue à la sécurité des actes administratifs pris par la collectivité et assure l'assistance de direction des membres de la Direction Générale.

Le secrétariat de la Direction Générale est composé de 3 personnes (1 responsable et 2 agents).

Missions :

En étroite collaboration avec la Directrice du Secrétariat de la Direction Générale et sous sa responsabilité, vous aurez pour mission :

- de contribuer à l’organisation et au suivi des séances du conseil municipal et notamment :
- avant les séances :
- d’effectuer la mise en forme des projets de délibérations, de préparer et envoyer le pli du conseil aux élus,
- d’assurer la publicité des séances sur le site internet de la Ville,
- d’accompagner les services pour la saisie de leurs projets dans le logiciel dédié,
- de préparer la salle du conseil municipal,
- pendant les séances :
d’assurer la projection des diaporamas ainsi que le lien avec le prestataire chargé de l’enregistrement audio et vidéo des conseils municipaux, d’effectuer le suivi des présences et des votes,
- après les séances :
- de réaliser la saisie des votes, de finaliser les délibérations et de les envoyer au contrôle de légalité, de les publier et de rédiger le procès-verbal des séances.

- de veiller à la conformité des actes administratifs transmis au Secrétariat, d’assurer leur télé-transmission au contrôle de légalité et leur publication,

- de préparer les registres des délibérations et décisions et/ou des arrêtés du maire en vue de leur reliure,

- d’apporter une assistance à la Direction Générale, notamment :
- pour la rédaction et la mise en forme de documents, de comptes-rendus, tableaux, convocations, diaporamas, etc.
- pour la gestion des agendas et la réalisation de plannings d’astreinte,
- de créer/mettre à jour divers contenus sur le site internet de la Ville,

- de gérer la documentation (abonnements et achats d’ouvrages pour les services) y compris le suivi budgétaire,

- de venir ponctuellement en appui des autres membres du secrétariat général, ou en relais en cas d’absence, afin d’assurer la continuité du service.

En tant que membre du Secrétariat de la Direction Générale, vous contribuerez à la modernisation des processus internes ainsi qu’à l’amélioration continue des outils et/ou méthodes de travail.