assistant administratif protocole H/F

Située au cœur de la Provence, Avignon, première ville du département du Vaucluse avec près de 92 000 habitants, est inscrite au patrimoine mondial de l’UNESCO grâce à ses monuments emblématiques tels que le Palais des Papes et le célèbre pont d’Avignon. Bénéficiant d’une position stratégique, Avignon se trouve au carrefour de trois départements – le Vaucluse, les Bouches-du-Rhône et le Gard – et à proximité immédiate de grandes villes : à seulement 45 minutes de Nîmes, 1 heure de Marseille et 2h40 de Paris grâce à sa gare TGV. Reconnue pour son dynamisme et son cadre de vie exceptionnel, la ville s’illustre par son engagement dans des projets innovants et son soutien à la diversité des talents.
Employeur de référence dans la région, Avignon propose un environnement de travail stimulant, où culture, patrimoine et modernité se conjuguent au service de ses habitants. Rejoindre Avignon, c’est contribuer à l’épanouissement d’une ville unique, à la croisée des chemins entre histoire et avenir.

MISSIONS

Sous la responsabilité du chef de secteur et/ou Directeur Evènementiel et Relationnel, l’agent assure le secrétariat du Service (accueil téléphonique, prise de RV, réservation des salles)

Activités principales :
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier et des emails du service (enregistrement, transmission, copies)
- Réservation des salles pour les cérémonies ou évènements
- Gestion du fichier du Protocole (mise à jour, impression) sur le logiciel GMA Protocole
- Gestion et envoi des invitations aux cérémonies protocolaires publique, en collaboration avec les services concernés
Activités secondaires :
- Gestion des dossiers des évènements annuels marquants (Noël des employés municipaux, journée des retraités municipaux)
- Emploi du temps de l’Equipe, envois des heures supplémentaires, congés, absences, maladies etc-
- Commandes de fleurs pour les mariages et les cérémonies et demandes de devis
Activités ponctuelles :
Heures supplémentaires pour renforcer l’équipe du Protocole

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

- Outils bureautiques et informatiques
- Organisation des services de la collectivité
- Outils de planification et de suivi
- Règlements, consignes et procédures en matière d'hygiène et de sécurité