Chef de Service des Assemblées H/F

La Ville d’Avignon recrute pour sa Direction Générale Adjointe
Pilotage des Ressources et de la Performance
Pôle Affaires Juridiques


Poste : Chef de Service des Assemblées (f/h)
Emploi : Chef de Service
Filière Administrative -Catégorie A

Située au cœur de la Provence, Avignon, première ville du département du Vaucluse avec près de 92 000 habitants, est inscrite au patrimoine mondial de l’UNESCO grâce à ses monuments emblématiques tels que le Palais des Papes et le célèbre pont d’Avignon. Bénéficiant d’une position stratégique, Avignon se trouve au carrefour de trois départements – le Vaucluse, les Bouches-du-Rhône et le Gard – et à proximité immédiate de grandes villes : à seulement 45 minutes de Nîmes, 1 heure de Marseille et 2h40 de Paris grâce à sa gare TGV. Reconnue pour son dynamisme et son cadre de vie exceptionnel, la ville s’illustre par son engagement dans des projets innovants et son soutien à la diversité des talents.
Employeur de référence dans la région, Avignon propose un environnement de travail stimulant, où culture, patrimoine et modernité se conjuguent au service de ses habitants. Rejoindre Avignon, c’est contribuer à l’épanouissement d’une ville unique, à la croisée des chemins entre histoire et avenir.

Missions
Assurer l’encadrement des agents du service et veiller à la bonne organisation et à la sécurisation des instances (commissions et conseil municipal) tout en veillant à la modernisation régulière des procédures suivies par le service et à l’amélioration constante des actes produits

Activités
Piloter, animer, suivre et contrôler l’activité du service
- Encadrer deux agents
- Répartir, planifier et coordonner l’activité en fonction des contraintes du service et des échéances
- Elaborer des tableaux de bord sur l’activité du service
- Superviser la télétransmission des actes au contrôle de légalité
- Superviser et suivre la constitution des procès-verbaux et registres
- Elaborer les procédures internes pour assurer le suivi des instances

Planifier et organiser les séances du conseil municipal
- Préparer et organiser les travaux des instances (commissions municipales et conseil municipal)
- Sécuriser juridiquement les projets de délibérations
- Contrôler le processus d’enrôlement
- Valider les notes de synthèse et rédiger les procès-verbaux de séance
- Assurer le lien direct avec le Cabinet du Maire dans le cadre de l’organisation et de la préparation des séances, notamment la remontée des éléments sensibles et la mise en œuvre des consignes
- Assurer l’interface avec les directions
- Participer aux réunions préparatoires, commissions municipales et conseils municipaux
- Gérer les désignations et les représentations des élus au sein des organismes internes et externes à a collectivité

Prendre en charge et suivre les actes administratifs
- Rédiger et gérer les arrêtés de délégation de signature
- Suivre les arrêtés municipaux pris dans le cadre des admissions en soins psychiatriques
- Rédiger des actes administratifs de toute nature (arrêté, décision-)
- Informer et sensibiliser les autres directions au processus de contrôle des actes pour leur sécurisation
- Gérer les arrêtés de délégation des élus
- Prévenir les conflits d’intérêt

Activités ponctuelles : Archivage des dossiers