Une Assistante ou un Assistant d’Elus H/F

Missions : Sous la responsabilité de la responsable de service et au sein d’une équipe de 9 personnes, l’agente ou l’agent assiste plusieurs élus sur
leurs délégations respectives en termes d’organisation de réunions, de gestion d’agenda, d’information, de suivi de dossiers, d’accueil, etc. Outre les activités classiques, la mission d’assistanat est une mission d’interface relationnelle et organisationnelle.

Activités principales :

- Activité d’accueil :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique : filtrer les appels entrants ; renseigner les interlocuteurs et diriger si nécessaire vers le
destinataire compétent ; prendre et transmettre des messages ; accompagner et orienter les usagers.

- Activité d’organisation et d’assistanat :
- Gérer l’agenda et organiser les rdv internes et externes ainsi que les déplacements.
- Organiser des réunions : invitations, convocations, réservations salles, préparer les documents afférents.
- Réaliser des prises de notes, des tableaux de bord et rédiger des courriers.
- Assister à certaines réunions puis rédiger des comptes rendus et suivre les décisions prises.
- Être l’interface avec les services, directions, partenaires et usagers.
- Gérer les parapheurs/courriers et contrôler l’ensemble des documents soumis à la signature de l’Elue ou l’Elu.
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
- Rechercher et transmettre des informations utiles à l’Elue ou l’Elu en lien avec sa délégation, rédiger des notes de synthèse.
- Trier, suivre et classer les courriers.
- Contribuer à la conception et l’évolution des procédures communes à l’ensemble de l’équipe du service.

- Dans le cadre de la permanence des Elus :
- Préparer les dossiers des usagers, accueillir l’usager, assister l’Elue ou l’Elu lors de l’entretien, rédiger des comptes rendus et
assurer le suivi administratif de la requête.

A savoir sur le poste :
- Horaires : 36h30 – 25 jours de congés annuels et 9 jours de RTT.
- Période de pics d’activité nécessitant une disponibilité supplémentaire en fonction des obligations du service et/ou de l’Elue ou l’Elu.
- Obligation de réserve, de confidentialité et de discrétion.
- Transports : RER A, station - Champigny - / RER E, station - Les Boullereaux -, station Velib’