Accueil - Opportunité de mobilité territoriale - Assistant de direction H/F - 5868 - Lyon
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Assistant de direction H/F - 5868
Filière : Administrative
Métier : Population-Administration Générale
Catégorie : C
Adjoint administratif territorial-AAT
Titulaire ou CDD
Lieu : Lyon
Titulaire ou contractuel
Expérience : Indifférent
Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Date limite : 10/01/2025
Poste ouvert en recrutement
Descriptif et missions
Assistant de direction H/F - 5868
Ce poste est à pourvoir à Lyon.
Assistant de direction H/F - 5868
Assistant de direction H/F - 5868
Sous la responsabilité directe du Directeur, vous l'assisterez dans ses fonctions. Vous participerez activement au suivi de l’activité administrative de la Direction, à l’élaboration des actes, documents et supports nécessaires au bon fonctionnement de l’ensemble des services. Elle est également en appui du comité de direction (CODIR).
Vos missions seront les suivantes :
1. Accueil physique et téléphonique de la Direction des Sports
2. Gestion de l’agenda du Directeur et des opérations liées au courrier entrant-sortant
- Organisation, planification et anticipation de réunions et entretiens, mise en forme et préparation des supports pour les réunions (CODIR, …)
- Suivi du courrier quotidien : réception, enregistrement, diffusion, envois, …
- Traitement et suivi des courriers signalés, suivi des parapheurs et autres envois dans les services
3. Mission de secrétariat pour le Directeur et les Responsables de services
- Mise en forme et rédaction de courriers, notes de service, rapports aux élus,
- Copies, classement, organisation des bases de données partagées
- Suivi et mise à jour des organigrammes, listes diverses pour le Directeur et le CODIR
- Appui à la réalisation de support de présentation, appui à la préparation de réunions complexes…
4. Suivi des rapports au Conseil Municipal et Commissions diverses : En contact étroit avec les Responsables de services concernés de la Direction , préparation des rapports, mise en forme des documents, suivi du circuit des visas, transmission formalisée aux participants
5. Gestion administrative de la Direction
- Gestion des stocks de fournitures de bureau pour l’ensemble des services de la Direction
- Référent Archivage en lien avec la Direction des Archives Municipales
- Référent Documentation : suivi des abonnements et lien avec le réseau Métropole-Ville
- Suivre les demandes de gestion de relations usagers et les dossiers de « dépôt de plainte » de la direction des sports
- Appuyer le secrétariat des activités Héhop en cas de besoin
Vos missions seront les suivantes :
1. Accueil physique et téléphonique de la Direction des Sports
2. Gestion de l’agenda du Directeur et des opérations liées au courrier entrant-sortant
- Organisation, planification et anticipation de réunions et entretiens, mise en forme et préparation des supports pour les réunions (CODIR, …)
- Suivi du courrier quotidien : réception, enregistrement, diffusion, envois, …
- Traitement et suivi des courriers signalés, suivi des parapheurs et autres envois dans les services
3. Mission de secrétariat pour le Directeur et les Responsables de services
- Mise en forme et rédaction de courriers, notes de service, rapports aux élus,
- Copies, classement, organisation des bases de données partagées
- Suivi et mise à jour des organigrammes, listes diverses pour le Directeur et le CODIR
- Appui à la réalisation de support de présentation, appui à la préparation de réunions complexes…
4. Suivi des rapports au Conseil Municipal et Commissions diverses : En contact étroit avec les Responsables de services concernés de la Direction , préparation des rapports, mise en forme des documents, suivi du circuit des visas, transmission formalisée aux participants
5. Gestion administrative de la Direction
- Gestion des stocks de fournitures de bureau pour l’ensemble des services de la Direction
- Référent Archivage en lien avec la Direction des Archives Municipales
- Référent Documentation : suivi des abonnements et lien avec le réseau Métropole-Ville
- Suivre les demandes de gestion de relations usagers et les dossiers de « dépôt de plainte » de la direction des sports
- Appuyer le secrétariat des activités Héhop en cas de besoin
Profil recherché
Assistant de direction H/F - 5868
Savoir et savoir-faire attendus :
Maîtrise totale des outils bureautiques : Pack office+ Powerpoint+ Outlook
Connaissance du contexte Ville de Lyon souhaitée et des outils VDL notamment GDélib
Connaissance du cadre de la comptabilité publique
Rigueur, méthode et grand sens de l’organisation
Aptitudes rédactionnelles et de synthèse
Organiser et faciliter la vie professionnelle des cadres
Accueillir et orienter les interlocuteurs
Qualités requises :
Disponibilité
Discrétion et sens de la confidentialité
Rigueur et méthode
Dynamisme et réactivité
Gestion de l’urgence
Aptitude au travail en équipe et qualités relationnelles
Sens de l’initiative et autonomie
EC21692
Maîtrise totale des outils bureautiques : Pack office+ Powerpoint+ Outlook
Connaissance du contexte Ville de Lyon souhaitée et des outils VDL notamment GDélib
Connaissance du cadre de la comptabilité publique
Rigueur, méthode et grand sens de l’organisation
Aptitudes rédactionnelles et de synthèse
Organiser et faciliter la vie professionnelle des cadres
Accueillir et orienter les interlocuteurs
Qualités requises :
Disponibilité
Discrétion et sens de la confidentialité
Rigueur et méthode
Dynamisme et réactivité
Gestion de l’urgence
Aptitude au travail en équipe et qualités relationnelles
Sens de l’initiative et autonomie
EC21692
Avantages collectifs au travail
Assistant de direction H/F - 5868
- Prime de fin d’année
- Restauration collective/titres restaurant
- Compte-Epargne Temps
- Chèques vacances/loisirs
- Prise en charge Mutuelle
- Avancement de carrière/promotion
- Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
- Abonnement COS ou CAS
- Régime indemnitaire
- ARTT
Description de la collectivité
Capitale de la Région Rhône-Alpes, Lyon est l'une des villes les plus attractives d'Europe pour sa qualité de vie et son dynamisme économique exceptionnel.
Au cœur de la Métropole Lyonnaise, la Ville de Lyon (468 300 habitants) est dotée d’un budget global de 780 millions d’euros et d’un effectif de 7 300 agents permanents lui permettant d'offrir un service public de proximité à la population dans un souci constant de qualité.
Au cœur de la Métropole Lyonnaise, la Ville de Lyon (468 300 habitants) est dotée d’un budget global de 780 millions d’euros et d’un effectif de 7 300 agents permanents lui permettant d'offrir un service public de proximité à la population dans un souci constant de qualité.
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