Chef(fe) de service État-Civil, Elections, Cimetières et Accueil H/F

Missions prioritaires :
Organiser le service État-Civil, Elections, Cimetières et Accueil, encadrer ses agents afin de répondre aux demandes formulées par les administrés tout en veillant au strict respect du cadre réglementaire

Missions complémentaires :
- Organiser le temps de travail des agents ;
- Motiver et faire évoluer les agents du service en développant leur polyvalence ;
- Veiller au respect des consignes, de la déontologie, des procédures et des conditions d’accueil par les agents du service ;
- Assurer un dynamisme et une cohésion au sein du service tout en veillant à entretenir des rapports transversaux tournés vers les autres services municipaux et partenaires institutionnels ;
- Superviser l’ensemble des activités menées par le service et organiser la relecture puis la délivrance des actes ;
- Organiser l’instruction des demandes formulées par les administrés ;
- Organiser l’accueil, la communication et l’information des administrés ;
- Tenir les registres d’état-civil et veiller à leur mise à jour ;
- Gérer les recueils relatifs aux demandes de titres refusées ;
- Préparer les célébrations de mariage et de parrainage, réceptionner et enregistrer les demandes de PACS ;
- Assurer une veille juridique ;
- Assurer la gestion des cartes d’identification ANTS agents pour COMEDEC et dispositif de recueil ;
- Tenir des outils statistiques dédiés au pilotage du service ;
- Établir un rapport annuel d’activité ;
- Proposer à la responsable du service secrétariat Général, Juridique et Citoyenneté, des projets de réponse aux courriers adressés par les administrés dont la problématique relève de la compétence du service État-Civil, Élections et Cimetières ;
- Proposer des orientations budgétaires, suivre le budget primitif affecté au service en lien avec le chargé des Finances et Achats ;
- Participer aux réunions de cadrage sur demande de la responsable du service secrétariat Général, Juridique et Citoyenneté ;
- Veiller à la mise à jour de la page internet relative au service État-Civil, Élections, Cimetières, Accueil, en lien avec le Service Communication ;
- Favoriser la tenue des opérations funéraires et notamment celles relatives aux inhumations ou aux exhumations ;
- Organiser les inscriptions sur les listes électorales et les procurations et proposer les mises à jour de ces listes ;
- Organiser les scrutins.