Adjoint du service Etat civil- élections F/H

Filière : Administrative

Catégorie : B

Direction : Direction des démarches, du droit et du document- Etat-civil/ Élections

Recrutement : Titulaire/Contractuel

MISSION


- Encadrer fonctionnellement, avec les 2 autres adjoints, l'ensemble des officiers d'état civil et hiérarchiquement 1/3 de l'équipe

- Former les nouveaux arrivants

- Organiser et suivre l'activité d'un ou plusieurs des domaines suivants: identité, élections, affaires générales, naissance, mariage, décès répartis sur 3 sites (un centre administratif, une mairie annexe et un bureau d'enregistrement des naissances à l'hôpital intercommunal)

- Veiller au partage et à la diffusion de l'information

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Compléments

Superviser et coordonner l'activité d'une ou plusieurs équipes / secteurs / corps de métier, en fonction du niveau de service attendu

- Interroger les processus et les pratiques

- Formaliser et/ou adapter les procédures et accompagner l'équipe dans leur appropriation

Réaliser des tableaux de bord de suivi d'activité à remonter au responsable

- Participer à la définition et la construction des outils et indicateurs permettant de suivre l'activité

- Assurer le reporting de ces indicateurs et les analyser

- Identifier et déployer les actions d'amélioration ou les actions correctives

Planifier l'activité et définir les priorités des tâches des membres de l'équipe

Planifier et définir les priorités en coordination avec les 2 autres adjoints du service

Gérer le personnel placé sous sa responsabilité : gérer les congés, conduire les entretiens professionnels, suivre les formations, remonter des données RH, ...

- Contribuer à la montée en compétence des équipes

- Assurer les entretiens nécessaires à la régulation des équipes

Assurer la transmission des consignes de la collectivité, et veiller au respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur dans son équipe





Veiller au respect des règles d'hygiène et de sécurité, et notamment au port des équipements de protection individuelle



Évaluer au quotidien la qualité du travail réalisé par son équipe

Construire les outils permettant une évaluation tant collective qu'individuelle du travail réalisé par les équipes



Utiliser ces outils d'évaluation pour réaliser des bilans individuels et identifier les actions à mettre en œuvre pour la montée en compétence de l'équipe

Coordonner en transversalité ses équipes avec d'autres intervenants (services municipaux, communautaires, prestataires)

- Assurer le lien avec les autorités référentes, selon les domaines d'activité suivis (préfecture et/ou tribunal)



ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES


Supplée aux absences des autres adjoints ou du responsable

Participe aux temps forts du service (organisation des scrutins électoraux, du recensement de la population...)

ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DETAILLEES


Savoir faire


Définir le planning et l'organisation quotidienne du plan de charge de son équipe

Définir la répartition des tâches entre les agents

Contrôler le travail des équipes et apporter un premier niveau de solution aux difficultés rencontrées

Animer des réunions d'équipe et participer aux réunions de service

Saisir l'ensemble des données liées à l'activité

Contrôler le temps de travail des équipes, le respect des plannings et des normes en vigueur

Valider les éléments RH avant de les transmettre à la hiérarchie / la DRH

Conduire les entretiens professionnels

Savoirs


Règles et procédures de la collectivité

Règles comptables et budgétaires

Règles des marchés publics

Expertises liées aux missions du service

Organisation et objectifs de la collectivité

Outils bureautiques

Règles d'hygiène et sécurité

MOYENS


Outils bureautiques

CONDITIONS D’EXERCICE


Mobilisation forte attendue pour l'organisation de la campagne de recensement et/ou des scrutins électoraux (travail en soirée et/ou le week-end notamment lors des élections).

Télétravail envisageable selon les règles fixées par la collectivité et selon les besoins du service Comité des œuvres sociales, restaurant d'entreprise avec participation de la collectivité, salle de sport aménagée au sein du centre administratif, participation de l'employeur à la prise en charge de la complémentaire santé