Assistant-e de la direction des batîments H/F

La direction des bâtiments a pour mission la gestion des travaux neufs, d’aménagement et d’entretien du patrimoinebâti ainsi que la gestion et le respect des normes d’hygiène et de sécurité. Elle assure également la gestion des consommations de fluides, dans une logique de prestataire pour le compte des autres directions de la ville.Le patrimoine représente plus de 320 bâtiments, composé de bâtiments administratifs, de locaux d’enseignements,sociaux culturels, et de bâtiments à caractère sportifs.


MISSIONS PRINCIPALES:

Placé sous l’autorité du directeur-trice des Bâtiments, vous aurez à apporter une aide permanente au directeur-trice des bâtiments en termes d’organisation personnelle, de gestion de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.


ACTIVITES:

- Organisation de la vie professionnelle du directeur-trice
- Assurer la fonction d’interface des directeurs et responsables de service en collaboration avecl’équipe d’assistants(es) de la direction générale adjointe avec pour principales missions :



- Recherche et diffusion d'informations via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Gestion du courrier
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers, Suivi des projets et activités de la direction
- Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence),filtrer, rediriger, transmettre
- Organisation et planification des réunions
- Entretien des relations avec les assistantes des autres directions générales, des secrétariats opérationnels et du secrétariat des élus
- Organiser le traitement et la diffusion des informations
- Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage.
- Suivi des dossiers du bureau et du conseil communautaire et des commissions communautaires du secteur en assurant le lien avec les différentes personnes concernées
- Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu
- Assurer les tâches de secrétariat
- Gestion de l’agenda et des priorités
- Gestion des flux de documents entrant et sortant
- Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentationPowerPoint, ...)
- Préparation et organisation de rendez-vous et réunions
- Suivi comptable et ressources humaines des activités de la direction en lien avec les servicesconcernés.

COMPETENCES SOUHAITEES:

- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Organisation de la collectivité
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Contexte et enjeux de la collectivité
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Notions de comptabilité analytique
- Missions du service
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
- Fonctionnement et rôle des autres collectivités
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Principes rédactionnels de la note de synthèse
- Principes rédactionnels du compte rendu

CONDITIONS D’EXERCICE :

- Travail en bureau
- Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations de la direction et de la demande de la personne qu'il assiste
- Très grande disponibilité vis-à-vis du cadre, auprès desquels il travaille

- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

RELATIONS FONCTIONNELLES :

- Contacts directs et échanges permanents avec le cadre qu'il assiste
- Relations ponctuelles avec les services
- Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
- Relations éventuelles avec la population

CYCLE DE TRAVAIL :1 607h annuelUn roulement entre collègue est assuré pour une présence permanente sur les créneaux horairesd’ouverture.Disponibilité demandée lors des pics d’activités ou face à des urgences.L’espace de travail sera dans un bureau partagé.Une complémentarité et une forte solidarité entre les collègues est attendue afin d’assurer la bonnemarche et la continuité de la direction.